そうだ、今だから、業務改善しよう。
PLANNING / DIRECTION
そうだ、今だから、業務改善しよう。
2020.04.07
POSTED BY KENTA SUZUKI

実は、2月末に子どもが生まれ、働くお父さんになりました。その後、流行病の影響で、カラビナでもプロジェクトが延期されたり、テレワークが推奨されたり。。。気づいたらテレワークの休憩時間に、息子をお風呂(洗面台)に入れることが日課になっていました。これも、ひとつの思い出にしようと思う、今日この頃です。

さて今回は、クリエイティブとはちょっと毛色の異なるお話。いま、テレワークなどで業務を行うことが多いなかで、「(私的)カラビナの業務改善への取り組み」についてお伝えします。とても普通すぎる内容かもしれませんが(笑)、すこしでもお役に立てたら幸いです。

まずは、自分の業務課題を洗い出すところから。

日々の業務に追われていると、どうしても改善できないことがあります。そんな、重要だけど、なかなか手を付けられないことを、パソコンのメモに書き出すことからはじめました。しかし、いつも気になったことがあったはずなのに、いざとなると思い出せない。。。(これ以降、気になることは、すぐにメモしておくようになりました)

そこで、直近のメールのやりとりなどを見直して、プチ振り返りを行うことで課題の洗い出しを実施。そのなかで見えてきたのは、「プロジェクトを進めるなかで、お客さまのご担当者の負荷を軽減できないか」ということでした。

そして、負担を軽減するポイントを「制作物のご確認回数の削減」に絞り、さっそく改善策の検討を開始。注目したのは、お客さまへ制作物を提出する際、カラビナ内で使用している品質チェックリストと、そのチェックフローについてです。

改善コンセプトとして「お客さまに、早めに、1度に」を勝手に打ち立て、品質チェックリストについては、ここ1年のプロジェクトのなかで、これまでお客さまから複数回にわたりご確認いただいた内容をもとにチェック項目の精査を実施。チェックフローについては、プロジェクトに関わらない第三者チェックを制作初期に新設することで、制作後期にご確認のやりとりが増えやすい客観的な視点でのチェック結果や疑問点を、早期にお客さまへお伝えできるようにしました。

さらに、フローにはちょっと、ひと工夫。定期的に品質チェックシートの改善が行われる運用にしました。「チェックしたら終わり」でなく、お客さまからのフィードバックが共有されるように。さらに、そのフィードバックをもとに、定例会議でフローとチェックリストの“次の改善”が繰り返し行われるようにしたのです。

3月末から、この新フローでの運用を開始したので、今後の効果を楽しみにしていてください。

なお、この改善の進め方は、まず関係者に目的を共有。その後、私が気になったことをもとに草案を作成して、それを社内へGoogleのスプレットシートで共有。各制作担当者から意見を募るという方法で行いました。

各制作担当者もテレワークであったなか、コミュニケーションに多少の不安はありましたが、明確な目的とたたき台となる草案により、ブレることなくゴールへ向かうことができました。さらに、テレワークであるぶん、みんなでリアルタイムに編集できるツールを使用することで、レスポンスがいつもより早かった気がします。

次に、自分ならカラビナに何を提案するか。

自分の業務課題の改善に一通り目処が立った(ちょっと飽きてしまった笑)ところで、次に考えはじめたのは、「株式会社カラビナへの提案」です。

カラビナをお客さまと考えて、その従業員である“鈴木さん”に自問自答をしてみました。そのなかで、課題であると感じられたのは、カラビナはもっとお客さまへ価値を提供できるのに、いまいち「何ができるか」が伝わっていないのでは、ということでした。

そこで、その解決策として考えたのが次の3つです。

1.もっと実績を知ってもらう。

→最新実績の広報のために、カラビナ企業サイトへの実績コンテンツ追加

2.提供できる価値をわかりやすいサービスにする。

→これまでオーダーメイドで提案してきた解決方法をサービス化

3.そのサービスを広く知ってもらう。

→サービスを広報するためのランディングページ(LP)の制作と公開

早速、社内の承認を得て、すぐにできそうな「実績コンテンツ追加」から着手。社内のディレクターチームは実績収集、デザインチームはそのネタを公開用にレイアウト、Webチームはサイトにアップ、という簡単なフローを作成しました。そして、各チームは何があれば作業ができるかを調整した結果と、忘れずに今回の目的を補足して、簡単に資料化し、社内へ共有。今週中には、コンテンツをアップするスケジュールで進行中です。

また「解決方法のサービス化」については、これまでの社内資産をもとに、第一弾を企画。そのままの勢いで、「サービスランディングページ(LP)」の原稿を作成し、デザイナー、コーダーを巻き込んで鋭意制作中です。こちらも今週中に公開を予定しています。

これらの施策の結果については、いつかこちらでご報告できたらと思っております。

今後も、流行病が落ち着くまで、「いまだから考えられること」を大切にして、未来に備えていきたい。

そう思って、日々アイデアを巡らせておりますので、もしカラビナでよかったら、Web会議ツールなどで一緒にブレストしませんか。

Posted by
KENTA SUZUKI / DIRECTOR / COPYWRITER
2003年、住商情報システム株式会社(現SCSK)入社。システムエンジニア、営業、コンサルタントを経験。その後、広告制作会社、広告代理店を経て、カラビナへ。現在は、ディレクションとコピーライティングを担当。第53回宣伝会議賞ファイナリスト。特技は、おいしそうに食べること。

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